Processo civile telematico: guida pratica per l’avvocato

Il processo civile telematico (PCT) è l’insieme di regole e servizi con cui atti, documenti, comunicazioni e consultazioni del processo civile passano per via informatica. Per te, come difensore, il deposito degli atti e dei documenti avviene esclusivamente con modalità telematiche (art. 196-quater disp. att. c.p.c.). Per lavorare ti servono una PEC censita nel ReGIndE, la firma digitale, un programma che prepari la busta telematica e un accesso al Portale dei Servizi Telematici (PST) o a un punto di accesso per consultare i fascicoli.

Le norme del PCT

Il PCT si regge su tre livelli di fonti:

• codice e disposizioni di attuazione: dopo la riforma Cartabia (d.lgs. 149/2022) deposito telematico e copie conformi sono negli artt. 196-quater e seguenti disp. att. c.p.c., le comunicazioni di cancelleria nell’art. 136 c.p.c.;
• regole tecniche: il D.M. 21 febbraio 2011, n. 44 (ReGIndE, trasmissione degli atti, comunicazioni dell’ufficio);
• specifiche tecniche della DGSIA (art. 34 D.M. 44/2011): quelle del 7 agosto 2024, efficaci dal 30 settembre 2024, che sostituiscono le specifiche del 2014 (art. 31).

Il PCT è obbligatorio?

Sì, per i difensori: il deposito di atti e documenti ha luogo esclusivamente con modalità telematiche (art. 196-quater disp. att. c.p.c.). Le eccezioni sono due: il giudice può ordinare il deposito cartaceo di singoli atti, indicandone la ragione; il capo dell’ufficio può autorizzarlo in caso di urgenza, se la DGSIA certifica che i sistemi non funzionano.

Davanti a tribunale, corte d’appello e Cassazione la regola vale dal 1° gennaio 2023 (art. 35 d.lgs. 149/2022). Per gli altri uffici, come il giudice di pace, la decorrenza dipende dalle disposizioni transitorie: controlla sul PST i servizi attivi presso l’ufficio.

Cosa serve all’avvocato per il PCT

Il punto di accesso non serve per depositare: è una facoltà (art. 13, comma 9, D.M. 44/2011). Ne parliamo nella guida Punto di accesso PCT: serve davvero?.

Il deposito telematico degli atti

Secondo le specifiche tecniche del 2024, l’atto e gli allegati viaggiano dentro la busta telematica, un file cifrato con la chiave dell’ufficio destinatario e allegato a un messaggio PEC (art. 17). L’atto principale deve essere (art. 15):

• in formato PDF o PDF/A, ottenuto dalla trasformazione di un documento di testo: non è ammessa la scansione di immagini;
• privo di elementi attivi e di password;
• firmato con firma digitale o firma elettronica qualificata, in formato PAdES o CAdES;
• accompagnato dal file DatiAtto.xml, anch’esso firmato, con i dati strutturati e quelli della nota di iscrizione a ruolo.

Gli allegati sono ammessi nei formati dell’art. 16; la procura alle liti va in PDF, firmata digitalmente dal difensore. Il file cifrato della busta, Atto.enc, non può superare i 60 MB (art. 17, comma 4, delle specifiche, come rettificato dall’avviso del 16 settembre 2024); oltre, il deposito si esegue con più trasmissioni (art. 196-sexies disp. att. c.p.c.).

Il deposito è tempestivo se la conferma del completamento della trasmissione è generata entro la fine del giorno di scadenza, con le proroghe dell’art. 155 c.p.c. per festivi e sabato (art. 196-sexies disp. att. c.p.c.); se l’atto è accettato, l’effetto decorre dalla ricevuta di accettazione del gestore PEC di chi deposita (art. 17, comma 11, delle specifiche). Ricevute ed esiti dei controlli sono spiegati nella guida agli errori più comuni nel deposito telematico.

Per i dettagli pratici vedi anche com’è fatta e come si crea la busta telematica e la pagina Deposito telematico PCT.

Comunicazioni e notificazioni di cancelleria via PEC

Le comunicazioni del cancelliere si fanno a mezzo PEC all’indirizzo risultante dai pubblici elenchi o al domicilio digitale speciale eletto (art. 136, secondo comma, c.p.c.). Se non riescono per causa imputabile al destinatario, l’atto viene inserito nel portale dei servizi telematici; altrimenti passa all’ufficiale giudiziario per la notifica (terzo comma). La comunicazione riporta, tra l’altro, il numero di ruolo, le parti e il testo integrale del provvedimento (art. 45 disp. att. c.p.c.).

Se contiene categorie particolari di dati personali, arriva solo per estratto, con un link per scaricare l’atto integrale dal PST previa identificazione (art. 22 delle specifiche).

Dalle comunicazioni decorrono spesso termini: per contarli usa la guida al calcolo dei termini processuali civili.

Le notifiche dell’avvocato via PEC

Con la procura alle liti puoi notificare tu stesso a mezzo PEC atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale (art. 1 l. 53/1994), da e verso indirizzi risultanti da pubblici elenchi (art. 3-bis). Quando si perfeziona la notifica e da quando decorrono i termini lo spieghiamo nella guida Notifica via PEC: perfezionamento e termini.

Consultare i fascicoli

Per consultare fascicoli e registri di cancelleria, il servizio che molti avvocati conoscono come Polisweb, devi registrarti presso il PST o presso un punto di accesso autorizzato (art. 29 delle specifiche). Sul PST ti identifichi con CNS o SPID di livello almeno 2 (art. 6). Dall’area riservata puoi ricostruire gli eventi del processo, monitorare lo scioglimento di una riserva o il deposito di un provvedimento e consultare il fascicolo informatico; esiste anche una consultazione pubblica dei registri, con dati in forma anonima. Approfondisci nella guida Polisweb: cos’è e come si consulta.

Pagamenti telematici

Dall’area riservata del PST puoi pagare in modalità telematica spese di giustizia, diritti e contributo unificato; le specifiche tecniche prevedono che i pagamenti passino esclusivamente dalle funzionalità di pagoPA (art. 30). Per sapere quanto versare usa il calcolatore del contributo unificato.

Copie conformi: il potere di attestazione dell’avvocato

Con il PCT attesti tu la conformità:

• delle copie estratte dal fascicolo informatico o dagli allegati alle comunicazioni telematiche, che hanno la stessa efficacia probatoria dell’atto (art. 196-octies disp. att. c.p.c.);
• della copia informatica di un atto cartaceo che depositi (art. 196-novies);
• delle copie trasmesse per via telematica all’ufficiale giudiziario (art. 196-decies).

Se la copia è destinata alla notifica, l’attestazione va nella relazione di notificazione; quando attesti sei considerato pubblico ufficiale (art. 196-undecies).

Primi passi

1. Controlla la PEC nel ReGIndE, consultabile dall’area riservata del PST: il deposito parte solo da un indirizzo censito.
2. Verifica la firma digitale su un PDF nativo e la validità del certificato.
3. Scegli il programma per la busta: deve creare il DatiAtto.xml, firmare, cifrare e inviare via PEC.
4. Registrati al PST con CNS o SPID, o presso un punto di accesso, per consultare i fascicoli.
5. Organizza ricevute e termini: conserva le PEC di esito e annota subito le scadenze.
6. Non fare il primo deposito l’ultimo giorno utile.

Il processo telematico in LexCloud

In LexCloud il deposito telematico si prepara e si invia dalla pratica, anche con buste complementari quando gli allegati sono molti. La PEC dello studio è collegata: le comunicazioni di cancelleria e la corrispondenza restano nella pratica. I termini si calcolano con sospensione feriale, festività e proroga dell’art. 155 c.p.c., e lo scadenzario raccoglie le scadenze di tutte le pratiche. Con l’estensione per Chrome, i dati dei fascicoli consultati su Polisweb vengono riportati nella pratica. LexCloud non include un punto di accesso: per la consultazione usi il tuo accesso al PST o a un punto di accesso. Guarda come funziona nella guida Deposito telematico degli atti con LexCloud.

Domande frequenti

Il processo civile telematico è obbligatorio per gli avvocati?

Sì. I difensori depositano atti e documenti esclusivamente con modalità telematiche (art. 196-quater disp. att. c.p.c.); il cartaceo è un’eccezione disposta dal giudice o dal capo dell’ufficio.

Cosa serve per il PCT?

Una PEC censita nel ReGIndE, la firma digitale, un programma che prepari la busta e, per consultare, un accesso al PST (CNS o SPID di livello almeno 2) o a un punto di accesso.

Serve un punto di accesso per depositare?

No. La busta si invia via PEC all’ufficio giudiziario (art. 17 delle specifiche tecniche del 2024); il punto di accesso è una facoltà (art. 13, comma 9, D.M. 44/2011) e serve per la consultazione, che puoi fare anche dal PST.

Fino a che ora posso depositare l’ultimo giorno?

Il deposito è tempestivo se la conferma del completamento della trasmissione è generata entro la fine del giorno di scadenza (art. 196-sexies disp. att. c.p.c.); se l’atto è accettato, l’effetto decorre dalla ricevuta di accettazione del gestore PEC di chi deposita (art. 17, comma 11, delle specifiche tecniche). Se la scadenza cade di sabato o in un giorno festivo, è prorogata al primo giorno non festivo (art. 155 c.p.c.).

L’avvocato può attestare la conformità delle copie?

Sì, per le copie estratte dal fascicolo informatico, per le copie informatiche di atti cartacei che depositi e per quelle trasmesse all’ufficiale giudiziario (artt. 196-octies, 196-novies e 196-decies disp. att. c.p.c.).

Fonti

• Art. 136 e art. 155 c.p.c. — Normattiva
• Art. 45, art. 196-quater, art. 196-sexies, art. 196-octies, art. 196-novies, art. 196-decies e art. 196-undecies disp. att. c.p.c. — Normattiva
• D.M. 21 febbraio 2011, n. 44, art. 7, art. 13, art. 16 e art. 34 — Normattiva
• Legge 21 gennaio 1994, n. 53, art. 1 e art. 3-bis — Normattiva
• Specifiche tecniche DGSIA del 7 agosto 2024, artt. 6, 7, 15, 16, 17, 21, 22, 29, 30 e 31
• Portale dei Servizi Telematici, «Scopri di più»