La busta telematica è il file con cui depositi un atto nel processo civile telematico: contiene l’atto principale firmato digitalmente, gli allegati e il file DatiAtto.xml, cifrati per l’ufficio giudiziario destinatario. Il file cifrato che li contiene, Atto.enc, pesa al massimo 60 MB; la busta si invia allegata a una PEC, dall’indirizzo censito nel ReGIndE all’indirizzo dell’ufficio. Per crearla usi un redattore o un gestionale.
Cos’è la busta telematica
Le specifiche tecniche della DGSIA del 7 agosto 2024, efficaci dal 30 settembre 2024 al posto di quelle del 2014 (art. 31), definiscono la busta come un file in formato MIME con tutti i dati necessari al gestore dei servizi telematici (art. 17, comma 2).
Dentro c’è il file Atto.enc, ottenuto cifrando il file Atto.msg, che raccoglie atto, allegati e file XML. Atto.msg è cifrato con una chiave di sessione, a sua volta cifrata con la chiave pubblica del certificato dell’ufficio giudiziario destinatario, pubblicata nell’area pubblica del Portale dei Servizi Telematici, il PST (art. 17, comma 3). La crittografia serve a garantire la riservatezza (art. 13, comma 6, D.M. 21 febbraio 2011, n. 44): ogni busta è preparata per un ufficio preciso.
Cosa contiene la busta
| File | Cosa è | Requisiti principali |
|---|---|---|
| Atto principale (nome libero) | l’atto vero e proprio | PDF o PDF/A da documento testuale, firmato digitalmente (PAdES o CAdES) |
| AllegatoX.xxx (nome libero) | documenti allegati, procura compresa | formati ammessi, senza elementi attivi |
| DatiAtto.xml | dati strutturati dell’atto e, quando serve, della nota di iscrizione a ruolo | conforme agli schemi XSD dell’Allegato 5, firmato digitalmente |
| IndiceBusta.xml | indice del contenuto | da omettere se il contenuto è già in DatiAtto.xml |
Fonte: specifiche tecniche del 7 agosto 2024, art. 15, comma 1, lett. f), e art. 17, comma 2.
Requisiti dell’atto principale
L’atto principale deve essere nativo digitale: un PDF prodotto dal programma di videoscrittura, non una scansione. Secondo l’art. 15 delle specifiche l’atto:
- è in formato PDF o PDF/A;
- è privo di elementi attivi (requisito previsto anche dall’art. 11 del D.M. 44/2011);
- è ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, con testo selezionabile e copiabile: la scansione di immagini non è ammessa;
- è privo di protezione con password;
- è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna.
La firma ha struttura PAdES-BES (o PAdES Part 3) oppure CAdES-BES, che produce un file .p7m (art. 15, comma 2). Sono ammesse firme multiple parallele: più difensori firmano lo stesso documento e l’ordine delle firme non conta.
Formati ammessi per gli allegati
Gli allegati sono privi di elementi attivi, come macro e campi variabili, e hanno questi formati (art. 16, comma 1, delle specifiche; art. 12 D.M. 44/2011):
| Tipo | Formati |
|---|---|
| Documenti impaginati | .pdf (PDF o PDF/A), .rtf |
| Immagini | .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .gif, .dcm |
| Video | .mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg, .avi |
| Audio | .mp3, .flac, .raw, .wav, .aiff, .aif |
| Testo e ipertesto | .txt, .xml, .html, .htm |
| Posta elettronica | .eml (se contiene file nei formati precedenti), .msg |
| Archivi compressi | .zip, .rar, .arj, purché contengano file nei formati ammessi |
Gli allegati si firmano nei casi previsti dalla legge; per un archivio compresso la firma va apposta dopo la compressione (art. 16, comma 2). La procura alle liti, originale informatico o copia per immagine, va in PDF o PDF/A firmata digitalmente dal difensore (art. 16, comma 3).
Dimensione massima e deposito con più trasmissioni
Il file Atto.enc, cioè il contenuto cifrato della busta, può pesare al massimo 60 MB (art. 17, comma 4, delle specifiche, come rettificato dall’avviso del 16 settembre 2024); oltre il limite il messaggio viene rifiutato (art. 13, comma 8, D.M. 44/2011; codice T003).
Se gli atti o i documenti superano la dimensione massima, il deposito può essere eseguito mediante più trasmissioni (art. 196-sexies disp. att. c.p.c.): dividi gli allegati in più buste.
Lo stesso articolo stabilisce che il deposito si ha per avvenuto quando è generata la conferma del completamento della trasmissione ed è tempestivo se la conferma è generata entro la fine del giorno di scadenza. Per i difensori il deposito telematico è obbligatorio (art. 196-quater disp. att. c.p.c.).
Come si invia: PEC dall’indirizzo censito nel ReGIndE
Nel procedimento civile la busta viaggia come allegato di un messaggio di posta elettronica certificata indirizzato all’ufficio giudiziario, con oggetto, corpo e allegati conformi all’Allegato 6 delle specifiche (art. 17, commi 1 e 5). L’indirizzo dell’ufficio è nel catalogo dei servizi telematici del PST.
Il messaggio parte dalla casella PEC censita nel Registro generale degli indirizzi elettronici (ReGIndE): se il mittente non è censito, il sistema restituisce l’errore T001 (art. 17, comma 6). Il punto di accesso è facoltativo (art. 13, comma 9, D.M. 44/2011): ne parliamo in Punto di accesso PCT: serve davvero?.
Dopo l’invio ricevi via PEC le ricevute del gestore di posta, l’esito dei controlli automatici e la comunicazione dell’avvenuto deposito oppure del rifiuto (art. 17, commi 10 e 11).
Come creare la busta telematica, passo per passo
I file XML e la cifratura li genera un programma: il PST ricorda che sul mercato esistono diversi software per creare la struttura dati dell’atto, che sia un redattore dedicato o il gestionale dello studio.
- Scrivi l’atto e salvalo in PDF dal programma di videoscrittura, senza password e senza passare da stampa e scansione.
- Firma l’atto con la firma digitale, in PAdES o CAdES.
- Prepara gli allegati nei formati ammessi, compresa la procura in PDF firmata.
- Scegli ufficio e tipo di atto e compila i dati richiesti, per esempio parti e numero di ruolo: il programma genera il DatiAtto.xml, che va firmato.
- Genera la busta: atto, allegati e XML vengono cifrati con la chiave dell’ufficio.
- Controlla la dimensione: se Atto.enc supera i 60 MB dividi gli allegati in più buste.
- Invia la PEC dalla casella censita nel ReGIndE e conserva ricevute ed esiti nel fascicolo.
Il quadro completo è nella guida al processo civile telematico.
Errori tipici
Le specifiche distinguono gli errori sul messaggio PEC (T001 mittente non censito, T002 formato non conforme, T003 dimensione eccessiva) e le anomalie sulla busta (art. 17, commi 6 e 8): WARN, segnalazione non bloccante, come la procura mancante nell’atto introduttivo; ERROR, che richiede l’intervento della cancelleria; FATAL, come una busta impossibile da decifrare, che porta al rifiuto. Cause, esempi e rimedi sono nella guida agli errori più comuni nel deposito telematico.
Il deposito telematico in LexCloud
In LexCloud il deposito telematico (PCT) si prepara e si invia dalla pratica, con buste complementari; ricevute e documenti restano nel fascicolo. Con la PEC dello studio collegata, le comunicazioni di cancelleria arrivano nel gestionale, dove trovi anche lo scadenzario e il calcolo dei termini. I passaggi sono in Deposito telematico degli atti con LexCloud, le casistiche in Deposito telematico PCT.
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Domande frequenti
Cos’è il file Atto.enc?
È il contenuto cifrato della busta: il file Atto.msg con atto, allegati e XML, cifrato con una chiave di sessione protetta dalla chiave pubblica dell’ufficio destinatario (specifiche tecniche del 7 agosto 2024, art. 17, commi 2 e 3).
Posso depositare come atto principale un PDF scansionato?
No, nel procedimento civile: l’atto principale deve derivare dalla trasformazione di un documento testuale e la scansione di immagini non è ammessa (art. 15, comma 1, lett. c). Le scansioni vanno bene per gli allegati nei formati ammessi.
Meglio firmare in PAdES o in CAdES?
Le specifiche ammettono entrambe, PAdES-BES (o PAdES Part 3) e CAdES-BES (art. 15, comma 2). Con PAdES il file resta un PDF, con CAdES diventa un .p7m.
Cosa faccio se la busta supera i 60 MB?
Dividi il deposito in più buste: l’art. 196-sexies disp. att. c.p.c. consente più trasmissioni quando gli atti superano la dimensione massima delle specifiche, oggi 60 MB per il file Atto.enc (art. 17, comma 4, delle specifiche, come rettificato dall’avviso del 16 settembre 2024).
Da quale indirizzo PEC devo inviare la busta?
Dalla casella PEC censita nel ReGIndE; altrimenti il sistema restituisce l’errore T001 (art. 17, comma 6, delle specifiche tecniche).
Fonti
- Specifiche tecniche DGSIA del 7 agosto 2024, artt. 2, 15, 16, 17 e 31, e avviso di rettifica del 16 settembre 2024 (pagina del PST)
- D.M. 21 febbraio 2011, n. 44, art. 11, art. 12 e art. 13 — Normattiva
- Artt. 196-quater e 196-sexies disp. att. c.p.c. — Normattiva
- Portale dei Servizi Telematici, scheda «Deposito generico di un atto»