Come utilizzare LexCloud

1. Introduzione
2. Registrazione studio legale
3. Pannello di controllo
4. Menù laterale
5. Configurazione account

1 – Introduzione

Lexcloud è una piattaforma cloud legale all’avanguardia, progettata specificamente per soddisfare le esigenze uniche degli uffici legali mettendo a disposizione una gamma completa di strumenti per gli esperti del settore legale. La homepage è accessibile alla pagina web https://app.lexcloud.it. Se vuoi saperne di più sulle funzionalità integrate nel gestionale visita la seguente pagina.

2 – Registrazione studio legale

Per iniziare ad utilizzare Lexcloud e beneficiare di tutte le sue funzionalità, è necessario completare il processo di registrazione del vostro studio legale. Per eseguire quest’operazione, vi basterà andare sulla pagina web https://app.lexcloud.it/registrazioneStudio e seguire attentamente i seguenti passaggi :

1. Credenziali di accesso: Inserire email e password sicura. Queste credenziali verranno utilizzate per accedere al vostro account Lexcloud.
2. Configurazione dello Studio: Effettuata la registrazione, sarà possibile accedere al pannello di controllo di Lexcloud eall’indirizzo https://app.lexcloud.it/getInfoStudio sarà possibile configurare ulteriori dettagli relativi allo studio (nome, indirizzo, telefono…), oltre alla possibilità di configurare il proprio account per l’invio di email/pec (quest’ultimo passaggio verrà illustrato in maniera più dettaglia al paragrafo Configurazione account).
3. Profilo: Ogni utente avrà una sezione chiamata ‘Profilo’, tramite la quale sarà possibile inserire i propri dettagli anagrafici.
4. Aggiungi collaboratori dello studio (valida solo per colui che registra lo studio): Tramite la sezione ‘Avvocati’, sarà possibile prendere visione di tutti i membri dello studio ed, eventualmente, aggiungerne degli altri.

3 – Pannello di controllo

Una volta effettuato l’accesso, verrete reindirizzati al pannello di controllo all’interno del quale, nella sezione superiore, troverete diverse voci:

1. Visualizza pratiche: Questa sezione consente di visualizzare in modo organizzato e dettagliato tutte le pratiche legali registrate nello studio. Gli utenti autorizzati possono esaminare lo stato di ciascuna pratica, gli aggiornamenti più recenti e altri dettagli pertinenti. In particolare, l’utente che registra lo studio avrà accesso a tutte le pratiche, mentre gli utenti inseriti da quest’ultimo avranno accesso soltanto alle pratiche assegnatogli.
2. Aggiungi pratica: Questa funzione consente di creare e registrare nuove pratiche legali nello studio.
3. Calendario: Il calendario offre una panoramica temporale degli eventi, scadenze e udienze relative alle pratiche legali gestite dall’utente.
4. Visualizza clienti: Questa sezione fornisce un elenco dettagliato dei clienti registrati presso lo studio. Gli utenti potranno accedere alle informazioni sui clienti e ad altri dettagli rilevanti.
5. Inserisci cliente: Consente di aggiungere nuovi clienti allo studio legale. Gli utenti potranno inserire dettagli del cliente, informazioni di contatto e altre informazioni rilevanti.
6. PST,PCT,SIAMM: link utili.

Nella sezione inferiore, invece, verrà visualizzato un calendario con tutte le attività e scadenze relative alle pratiche gestite. Lexcloud offre anche la possibilità di sincronizzazione del calendario con Google Calendar, permettendo agli utenti di gestire gli impegni in modo integrato. Per poter effettuare la sincronizzazione, segui questi passaggi :

1. Premi sul pulsante con scritto Sincronizza con Google Calendar,Accedi alla rubrica Google

2. Seleziona l’account con il quale vuoi sincronizzare il calendario
3. Premi su Continua
4. Seleziona gli ambiti a cui Lexcloud potrà accedere (obbligatorio selezionare Google Calendar se si vuole procedere).
5. Attendi che la sincronizzazione venga completata.

4 – Menu laterale

Il menu laterale su Lexcloud è progettato per offrire un accesso rapido e intuitivo alle diverse funzionalità e sezioni cruciali della piattaforma, garantendo una navigazione fluida e efficiente.

4.1 – Pratica

La sezione Pratica include 3 diverse funzionalità:

1. Crea nuova pratica: Consente agli utenti autorizzati di poter creare una nuova pratica, inserendo dati tecnici della pratica , parti e controparti coinvolte in essa, con relativi avvocati, attività e/o scadenze ad essa collegate.
2. Visualizza archivio: Consente agli utenti autorizzati di poter prendere visione delle pratiche precedentemente gestite ed archiviate, fornendo, inoltre, la possibilità di poterla riaprire in qualsiasi momento.
3. Visualizza pratiche: Consente agli utenti autorizzati di poter prendere visione delle pratiche attualmente gestite e non archiviate, fornendo la possibilità di filtrarle in base a diversi parametri.
   1. Modifica pratica: Presa visione della lista completa delle pratiche, con un semplice click, è possibile visualizzare più nel dettaglio e modificare i dati relativi alla pratica selezionata. Nella sezione superiore, sono presenti diversi pulsanti :
      1. Genera preventivo: Genera in tempo reale un file pdf con il preventivo basato sui dati inseriti all’interno della pratica
      2. Visualizza attività: Consente di visionare la lista delle attività relative alla pratica selezionata, fornendo, inoltre, la possibilità di poter inserire una nuova attività e di calcolare una nuova scadenza
      3. Genera procura: Genera in tempo reale un file pdf contente i dati relativi alla Procura alle liti basato sulla pratica selezionata
      4. Carica file: Questa funzione consente di poter creare una nuova cartella per il caricamento dei file relativi alla pratica selezionata, e l’upload dei file nella cartella desiderata
      5. Archivia: Consente di archiviare la pratica selezionata

La sezione sottostante, viene divisa in due parti :

1. Sezione sinistra: In questa sezione viene data la possibilità di inserire una nuova udienza e al di sotto di questo form, è presente la lista di tutte le attività, con la possiblità di poterle rimuovere, visualizzare e modificare.
2. Sezione destra: In questa sezione, partendo dall’alto, sono presenti i dati tecnici della pratica, la lista delle parti e delle controparti, i file caricati suddivisi per cartelle.

4.2 – Simula preventivo

Questa funzionalità offre agli utenti uno strumento avanzato per la pianificazione finanziaria legale. Attraverso questa caratteristica, gli studi legali possono anticipare e valutare in modo accurato i costi associati a specifici servizi legali, fornendo trasparenza e chiarezza finanziaria ai clienti. Utilizzando questa funzione, è possibile inserire dettagli specifici della pratica ed il sistema calcola automaticamente una stima dei costi, consentendo agli studi legali di fornire preventivi precisi e dettagliati. Questa funzionalità non solo ottimizza la gestione finanziaria, ma contribuisce anche a stabilire una comunicazione aperta e trasparente con i clienti, migliorando l’efficienza operativa e la soddisfazione complessiva.

4.3 – Mostra calendario

Il calendario di Lexcloud è progettato per offrire una visione chiara e organizzata di tutti gli eventi,udienze e scadenze legate alle pratiche legali. Si tratta di un calendario completamente interattivo, che offre la possibilità di aggiungere,modificare,visualizzare o eliminare con pochi click un determinato evento. Più nello specifico:

1. Aggiungi evento: Per poter aggiungere un nuovo evento, basterà semplicemente fare click sul giorno in cui tale evento avrà luogo. A questo punto si aprirà un popup, all’interno del quale dovranno essere inseriti i dettagli dell’evento, come ad esempio il titolo, il luogo in cui si terrà, l’eventuale pratica a cui esso è collegato, orario di inizio e di fine.
2. Modifica/Rimuovi evento: Per poter modificare un evento, basterà fare click sull’evento che si vuole aggiornare. Si aprirà un popup condue pulsanti: uno per modificare l’evento e un altro per rimuoverlo. Selezionate l’operazione che dovrà essere eseguita; nel primo caso, si aprirà un popup all’interno del quale andranno inseriti i dati per aggiornare l’evento selezionato; nel secondo caso, verrà semplicemente rimosso.
3. Invio dati: Questa funzionalità consente agli utenti di poter mandare un promemoria con tutti i dati dell’evento selezionato all’email inserita nel campo ‘Email’.

4.4 – Avvocati

La sezione Avvocati, disponibile solo per amministratori,include 2 diverse funzionalità:

1. Inserisci avvocato: Questa funzionalità consente agli utenti autorizzati di poter inserire un nuovo avvocato all’interno dello studio, inserendone i dati anagrafici e i dati di contatto.
2. Visualizza avvocati: Questa funzionalità consente agli utenti autorizzati di poter visionare la lista completa degli avvocati registrati nello studio, fornendo la possibilità di filtrarli in base a diversi parametri.
   1. Modifica avvocato: Presa visione della lista completa degli avvocati, con un semplice click, è possibile visionare e aggiornare i dati anagrafici e di contatto dell’utente selezionato. Nel caso in cui fosse necessario, tramite apposito pulsante ‘Invia dati accesso’, è possibile inviare una nuova password all’utente selezionato.

4.5 – Consulenti/Intermediari

Queste due sezioni consento agli utenti di poter avere una lista completa di tutti i consulenti ed intermediari citati all’interno delle pratiche gestite dallo studio, consentendo, con un semplice click, di poter visionare ed eventualmente aggiornare i dati dell’esperto selezionato e di poter collegare il consulente o intermediario direttamente ad una pratica.

4.6 – Clienti

La sezione Clienti include 2 diverse funzionalità:

1. Inserisci cliente: Questa funzionalità consente agli utenti autorizzati di poter inserire un nuovo cliente, inserendone la natura giuridica del soggetto, i dati anagrafici/tecnici. Inoltre, nel caso in cui fosse necessario, sarà possibile inserirlo direttamente in una pratica gestita dall’utente.
2. Visualizza clienti: Questa funzionalità consente agli utenti autorizzati di poter visionare la lista completa dei clienti registrati nello studio, fornendo la possibilità di filtrarli in base a diversi parametri.
   1. Modifica cliente: Presa visione della lista completa dei clienti, con un semplice click, è possibile visionare e aggiornare i dati anagrafici e di contatto dell’utente selezionato. Nel caso in cui fosse necessario, tramite apposito pulsante ‘Invia dati accesso’, è possibile inviare una nuova password all’utente selezionato. È presente un altro pulsante ‘Crea privacy’, che dà la possibilità di poter generare un file relativo all’ Informativa sulla privacy con i dati dell’utente selezionato.

4.7 – Email inviate

Questa funzionalità consente di poter monitorare tutte le email inviate dal proprio account tramite il portale Lexcloud. Questa sezione non mostrerà alcun valore se il proprio account non è stato configurato in maniera opportuna (vedi paragrafo successivo).

5 – Configurazione account

La configurazione del proprio account è un passaggio fondamentale per abilitare l’invio di email tramite il portale Lexcloud. Per farlo ti basterà andare nella sezione apposita https://app.lexcloud.it/getInfoStudio e aggiungere le informazioni richieste nelle sezioni Configurazioni email e Configurazione PEC. Se non sai dove recuperare le informazioni richieste, consulta i nostri manuali al link https://lexcloud.it/categoria/manuali .